Jede Funktion, Bereich für Bereich.

1. Registrierungsmarke erhalten

   Nach Ihrer Anmeldung auf der Startseite bekommen Sie von vend-one zwei Dinge: eine Registrierungsmarke für den ersten Zugang und Ihre DEX-Adresse für Nayax (Bereich 3). Die Marke gilt einmal und 24 Stunden. Ist sie eingelöst oder abgelaufen, ist sie verbraucht; dann gibt es eine neue, nachschlagen kann sie niemand.

2. Anmeldeseite öffnen und Marke einlösen

   Öffnen Sie im Browser die Anmeldeseite von vend-one und wählen Sie Registrierungsmarke einlösen. Geben Sie die Marke ein. Es gibt kein Passwort und keine Anfangsdaten, die Sie sich merken müssten. Die App auf dem Telefon kennt denselben Weg.

   

3. Passkey anlegen

   Das Gerät fragt nach Fingerabdruck, Gesicht oder Bildschirmsperre. Damit ist Ihr Passkey angelegt. Ab jetzt melden Sie sich mit einer Berührung an. Ein Passkey lässt sich nicht abschreiben, nicht erraten und nicht abfangen.

4. Zweiten Zugangsweg anlegen

   Solange Sie nur einen Passkey haben, ist Ihr Zugang gesperrt. Ein verlorenes Telefon würde Sie sonst dauerhaft aussperren. Der zweite Weg ist ein Passkey auf einem zweiten Gerät oder ein Satz Wiederherstellungscodes, den Sie ausdrucken und verwahren. Die App führt Sie beim ersten Anmelden dorthin. Bewahren Sie die Codes nicht auf dem Gerät auf, auf dem der Passkey liegt.

   

5. Zweiten Verwalter einladen

   Ein Betrieb braucht mindestens zwei Verwalter. Fällt einer aus, kann der andere abschließen und neu einladen. Unter Konto und Nutzer laden Sie eine zweite Person mit der Rolle Verwalter ein. Wie Einladungen und Rollen im Einzelnen gehen, steht in Bereich 10.

   

Woran Sie erkennen, dass es geklappt hat: Der Startbildschirm erscheint mit einer großen Zahl, und unter Konto stehen zwei Zugangswege.

1. Automaten und Seriennummern prüfen

   Melden Sie sich in Nayax Core an und öffnen Sie Ihre Geräteliste. Jeder Automat, den vend-one führen soll, braucht dort ein Telemetriegerät mit Seriennummer. Notieren Sie sich die Seriennummern; Sie tragen sie in Bereich 4 beim Anlegen der Automaten ein. vend-one ordnet die Meldungen darüber und über die Kennungen aus dem Gerät zu, nicht über den Namen in Nayax.

   Bild aus Nayax Core folgt

   Geräteliste mit Seriennummern

2. Lesetakt auf 120 Minuten stellen

   Der Automat soll seine Zähler selbst im Takt lesen, nicht erst auf Abruf des Servers. Dafür steht in Nayax Core das Geräteattribut 688; der Wert @120 bedeutet eine Lesung alle 120 Minuten, also zwölf am Tag. Aus diesem Takt entstehen die Zahlen in vend-one: Bargeldstand, Perioden, Kreuzprobe. Ein längerer Takt macht die Zahlen älter, ein kürzerer bringt nichts.

   Bild aus Nayax Core folgt

   Geräteattribut 688 mit dem Wert @120

3. DEX-Versand per E-Mail einschalten

   Nayax kann jede DEX-Lesung als E-Mail verschicken. Der Absender ist dann notifier@nayax.com, der Betreff lautet „New Nayax Dex“, gefolgt von Automat, Seriennummer in Klammern und Zeitstempel. Genau diese Mails wertet vend-one aus. Schalten Sie den Versand ein und tragen Sie als Empfänger Ihre DEX-Adresse ein (Bereich 3).

   Bild aus Nayax Core folgt

   Einstellung für den DEX-Versand per E-Mail

4. Direkt eintragen, nicht weiterleiten

   Tragen Sie die DEX-Adresse direkt in Nayax Core ein. Leiten Sie die Mails nicht aus einem eigenen Postfach weiter. Eine weitergeleitete Mail verliert die Signatur von Nayax, und vend-one stellt sie in Verwahrung, statt sie zu buchen. Das ist Absicht: Nur eine Meldung, die nachweislich von Nayax kommt, taugt als Beleg gegenüber dem Finanzamt.

Woran Sie erkennen, dass es geklappt hat: Spätestens zwei Stunden nach dem Eintragen zeigt vend-one bei dem Automaten eine letzte Lesung (Bereich 3, Schritt 3).

1. Die Adresse verstehen und sicher aufbewahren

   Die Kennung vor dem @ ist ein für Ihren Betrieb erzeugter Zufallswert. Sie erscheint in keiner Ansicht und keiner Antwort von vend-one; das System lädt sie nicht einmal aus der Datenbank. Sie bekommen sie von vend-one zusammen mit der Registrierungsmarke. Behandeln Sie sie wie einen Schlüssel: Wer sie kennt, kann Meldungen an Ihren Betrieb schicken. Geht sie verloren, erzeugt vend-one eine neue, und Sie tragen sie in Nayax neu ein.

2. Bei jedem Automaten in Nayax Core eintragen

   Öffnen Sie in Nayax Core jeden Automaten und tragen Sie die Adresse als Empfänger der DEX-Mails ein. Es ist bei allen Automaten dieselbe Adresse; vend-one erkennt am Inhalt der Meldung, welcher Automat spricht. Prüfen Sie am Ende, dass kein Automat ausgelassen wurde: Ein Automat ohne Adresse meldet sich nie, und seine Zahl bleibt in vend-one ein Strich.

   Bild aus Nayax Core folgt

   Empfängerfeld am Automaten mit der Adresse

3. Erste Meldung abwarten und prüfen

   Die erste Meldung kommt mit der nächsten Lesung, bei einem Takt von 120 Minuten also spätestens nach zwei Stunden. Legen Sie den Automaten in vend-one an (Bereich 4). In der Automatenliste steht dann bei ihm die letzte Lesung mit Uhrzeit. Bis zur Kalibrierung (Bereich 5) werden die Meldungen roh gespeichert und nicht gebucht; nach der Kalibrierung holt vend-one sie nach. Es geht also nichts verloren, wenn Sie erst später kalibrieren.

   

4. Wenn eine Meldung nicht zugeordnet wird

   Meldet sich an Ihrer Adresse ein Gerät, dessen Kennungen zu keinem Ihrer Automaten passen, wird die Meldung in Verwahrung gelegt und nicht gebucht. Auf dem Startbildschirm erscheint sie unter „Was zuletzt nicht verarbeitet werden konnte“. Meist fehlt dann der Automat in vend-one oder die Seriennummer ist vertippt. Legen Sie den Automaten an oder korrigieren Sie die Seriennummer; die Meldung wird nachgeholt.

Woran Sie erkennen, dass es geklappt hat: Jeder Automat zeigt in der Liste eine letzte Lesung, die nicht älter als zwei Stunden ist.

1. Automaten verwalten öffnen

   Vom Startbildschirm aus: Automaten verwalten, dann Anlegen. Das System schlägt die nächste freie Ordnungsnummer vor. Hier finden Sie auch später Bearbeiten, Stilllegen und den Komponententausch.

   

2. Ordnungsnummer, Name, Standort eintragen

   Die Ordnungsnummer ist wichtiger, als sie aussieht. Unter ihr finden Sie den Automaten überall wieder: auf dem Bildschirm, auf jedem Beleg, in jeder Liste. Sie bleibt, auch wenn Sie den Automaten umsetzen oder umbenennen. Name und Standort sind für Sie und Ihre Mitarbeiter, etwa „Kantine Werk 2, Industriestraße 12“.

3. Seriennummer des Telemetriegeräts eintragen

   Tragen Sie die Seriennummer so ein, wie sie in Nayax Core steht (Bereich 2, Schritt 1). Darüber findet die erste Meldung ihren Automaten. Danach merkt sich vend-one weitere Kennungen aus dem Gerät, sodass die Zuordnung auch bei einem späteren Gerätetausch hält.

4. Mehrere in einem Zug, alle oder keiner

   Sie können mehrere Automaten in einem Zug anlegen. Ist eine Zeile fehlerhaft, wird nichts angelegt, und das System sagt, welche Zeile. So entsteht keine halbe Liste.

Woran Sie erkennen, dass es geklappt hat: Der Automat steht in der Liste, mit dem Vermerk, dass die Hardware noch nicht erkannt ist. Das ist der Zustand vor dem Kalibrieren.

1. Kalibrierung öffnen

   Unter Automaten verwalten tippen Sie den Automaten an und dann Kalibrieren. Oben steht der Stand, zum Beispiel „4 von 11 Pflichtzählern erkannt“. Unter Was jetzt steht in einem Satz, was in dieser Runde zu tun ist, darunter die einzelnen Schritte und warum die Runde so aussieht. Unter Erkannt sehen Sie, welche Zähler schon zugeordnet sind, unter Noch offen, welche fehlen.

   

2. So läuft jede Runde

   1. Startpunkt setzen antippen. vend-one merkt sich die jüngste Meldung des Automaten. Sie tippen nie eine Zählernummer.
   2. Den Handgriff am Automaten ausführen, so wie er unter „Was jetzt“ steht.
   3. Die nächste Meldung abwarten, bis zu zwei Stunden. Sie können den Automaten in der Zeit verlassen.
   4. Eintragen, was Sie eingeworfen und was Sie zurückbekommen haben. Münzen und Scheine werden angetippt, nicht getippt.
   5. vend-one vergleicht Ihre Angabe mit dem, was das Gerät gemeldet hat, und ordnet die Zähler zu. Eingaben, die physikalisch nicht möglich sind, weist es ab.

   Kauft in der Wartezeit ein Kunde am Automaten, wird die Runde verworfen und neu gestartet. Das ist kein Fehler, nur eine Wiederholung.

3. Runde 1: Münzwechsler auf Maximum füllen

   Füllen Sie alle Röhren des Wechslers, bis keine Münze mehr hineingeht. Eine volle Röhre nimmt nichts mehr auf; das Geld fällt dann in den Kasten, und genau das soll in den nächsten Runden gemessen werden. Eintragen: nichts eingeworfen, nichts zurück.

4. Runde 2: 5 Euro als Schein und 0,50 Euro als Münze einwerfen

   Beides zusammen, aber verschieden. So unterscheidet vend-one, welcher Zähler die Scheine führt und welcher die Münzen. Kaufen Sie nichts; lassen Sie das Guthaben stehen oder drücken Sie Rückgeld, je nachdem, was „Was jetzt“ sagt. Eintragen: Schein 5,00, Münze 0,50 und was zurückkam.

5. Runde 3: Etwas zwischen 0,60 und 1,90 Euro kaufen

   In dieser Spanne muss der Automat Rückgeld geben. Damit misst vend-one Verkauf und Rückgeld in einem Vorgang. Eintragen: was Sie eingeworfen haben, was das Produkt gekostet hat, was zurückkam.

6. Runde 4: 2 Euro einwerfen, Rückgeldtaste drücken, nichts kaufen

   Damit zeigt sich, welcher Zähler ausgezahltes Geld führt, getrennt vom Verkauf. Eintragen: 2,00 eingeworfen, 2,00 zurück.

7. Runde 5: Einmal mit Karte kaufen

   Damit trennt sich der bargeldlose Umsatz vom baren. Der Kartenleser ist das Nayax-Gerät selbst. Eintragen: der Kaufbetrag, bar nichts.

8. Eine Runde überspringen

   Geht eine Runde an diesem Gerät nicht, etwa weil es keinen Scheinleser hat, lässt sie sich überspringen. Die Folge wird an der Runde festgehalten: Ein übersprungener Kartenkauf heißt, dass der Kartenumsatz nicht bestimmt ist, bis ein echter Kartenkauf beobachtet wurde. Ein offener Zähler wird nie geraten. Solange ein Pflichtzähler offen ist, bleibt der Automat unkalibriert.

9. Wenn Sie später ein Bauteil tauschen

   Tauschen Sie Telemetriegerät, Steuerplatine oder Münzwechsler, melden sich unter demselben Automaten plötzlich andere Kennungen. vend-one ordnet die Meldung weiterhin zu, solange die Mehrheit der Kennungen stimmt, und legt Ihnen die abweichende Kennung unter Hardware-Meldungen vor. Bestätigen Sie den Tausch; damit ist der Sprung im Zählwerk erklärt und zurückgehaltene Meldungen werden nachgeholt. Bestätigen Sie nichts, wenn Sie nichts getauscht haben. Dann meldet sich womöglich ein fremdes Gerät unter Ihrer Nummer.

   

Woran Sie erkennen, dass es geklappt hat: Der Automat verschwindet aus der Gruppe „Hardware nicht erkannt“, oben steht „11 von 11 Pflichtzählern erkannt“, und seine bisher zurückgehaltenen Meldungen werden nachträglich verarbeitet.

1. Route anlegen und Automaten zuordnen

   Unter Routen legen Sie eine Route an und ordnen ihr Automaten zu. Ein Automat gehört zu genau einer Route; die Zuordnung gilt ab jetzt, nicht rückwirkend. Automaten ohne Route zählen weiterhin einzeln. Das ist kein Fehler, nur ein anderer Weg.

   

2. Am Automaten: die Leerung am Gerät auslösen

   Das ist der wichtigste Handgriff der ganzen Anleitung. Öffnen Sie den Automaten und lösen Sie die Leerung am Gerät aus. Nehmen Sie die Kassette nicht einfach heraus. Nur wenn die Leerung am Gerät ausgelöst wird, schickt der Automat eine Meldung, die als Leerung erkennbar ist. Ohne sie hat für vend-one nichts stattgefunden: kein Soll, keine Periode, und die Bargeldzahl dieses Automaten bleibt ein Strich.

3. Beutel der Route öffnen

   Zurück in der App: Beutel dieser Route. Oben steht, wie viele Abholungen im Beutel liegen, darunter unter Was jetzt der nächste Griff. Steht etwas unter Erst klären, hat ein Automat der Route etwas offen, etwa eine unverarbeitete Meldung oder eine fehlende Kalibrierung. Sie können den Punkt mit Begründung freigeben und trotzdem schneiden; das wird festgehalten. Ein Hinweis unter Zur Kenntnis sperrt nichts.

   

4. Block schneiden

   Block schneiden erzeugt den Beleg. In diesem Moment ist der Abschnitt geschnitten: Das Soll steht fest, und was danach hereinkommt, gehört zum nächsten Beutel. Der Schnitt verlangt zwei Griffe, weil er sich nicht zurücknehmen lässt. Der Beleg nennt je Automat, was dort abgeholt wurde, und in Summe, was im Beutel liegen muss. Er lässt sich als PDF, Tabelle oder Datenformat laden; ein zweiter Abruf schneidet nicht noch einmal.

Woran Sie erkennen, dass es geklappt hat: Der Beleg erscheint, und die Route zeigt „geschnitten“. Jetzt wird gezählt, Bereich 7.

1. Erst schneiden, dann zählen

   Umgekehrt ließe sich die gezählte Zahl an das Ergebnis anpassen, und niemand könnte es später unterscheiden. Deshalb geht es nicht anders herum, und deshalb zählen Sie blind: Das Soll erscheint erst, nachdem die Summe eingetragen ist.

2. Beutel zählen und Gesamtsumme eintragen

   Zählen Sie den ganzen Beutel und tragen Sie unter Beutel zählen die Gesamtsumme ein. Stimmt sie mit dem Soll überein, sind Sie fertig.

   

3. Weicht die Summe ab: erklären

   Eine Erklärung ist Pflicht. Ohne sie lässt sich nicht abschließen. Ein Satz genügt, etwa „3,40 Euro zu wenig, Beutel war am Automaten 1 gerissen“, und er steht danach am Beleg. Der Grund für die Pflicht: Eine unkommentierte Abweichung stünde für immer in der Bilanz, und in drei Jahren wüsste niemand mehr, was es war.

4. Die Periode ansehen

   Jede Leerung schließt eine Periode des Automaten ab: Soll, Ist, Differenz und Kreuzprobe. Unter Automaten, Perioden sehen Sie sie je Automat. Eine Differenz von 0,00 braucht nichts; eine erklärte Differenz trägt ihren Satz; eine unerklärte steht auf dem Startbildschirm, bis sie erklärt ist.

   

Woran Sie erkennen, dass es geklappt hat: Die Route zeigt „gezählt“, und der nächste Abschnitt läuft bereits. Ihre Automaten haben in der Zwischenzeit weitergesammelt.

1. Der Startbildschirm: eine Zahl

   Er zeigt, wie viele Ihrer Automaten gerade Ihre Aufmerksamkeit brauchen, und darunter die Gruppen: Route bereit zum Zählen, unerklärte Abweichung, Detektor, Hardware nicht erkannt, Wechselgeld knapp, Automat meldet nicht, Monatsabschluss fällig. Die Gruppe Hinweise zur Meldung ist die einzige, die sich ohne Begründung wegklicken lässt; sie meldet Gerätefehler, keine Geldvorgänge.

   

2. Was in den Automaten liegt

   Bargeld in den Automaten zeigt je Automat eine Zahl: was gerade drinliegt, und klein darunter, wie alt die Zahl ist. Damit planen Sie die Route. Tippen Sie eine Zeile an, sehen Sie Münzen und Scheine getrennt. Einzeln ansehen zeigt zusätzlich den Münzwechsler nach Sorten, den Verlauf seit der letzten Leerung und die Kreuzprobe. Der Münzwechslerstand bleibt im Automaten; er gehört nicht zum holbaren Geld.

   

   

3. Wenn vend-one etwas vorlegt: entscheiden

   Ein Hinweis sagt nichts über Geld, etwa dass der Münzprüfer drei Stunden lang alle Röhren mit null gemeldet hat. Wegklicken, ohne Folge. Eine Vorlage sagt etwas über Geld, etwa dass Münzen aus den Röhren verschwunden sind, ohne in einem Kasten anzukommen. Hier entscheiden Sie: Bestätigen, wenn Sie wissen, was es war, etwa weil Sie Münzen nachgefüllt haben; dann entsteht ein erfasster Vorgang und die Abrechnung wird neu gerechnet. Verwerfen mit Grund, wenn es keine Erklärung braucht. Warum Sie und nicht das System: Was aus dem Automaten kommt, ist Ihr Geld und Ihre Verantwortung gegenüber dem Finanzamt.

   

4. Nur die Automaten mit Befund

   Automaten mit Befund zeigt nur die, bei denen etwas offen ist: eine unerklärte Abweichung, ein Automat ohne Lesung seit Tagen. Alles andere bleibt aus dem Blick. Ein Automat, der schweigt, verliert nichts: Seine Zahlen bleiben auf dem letzten Stand, bis er wieder meldet. Prüfen Sie dann Strom und Mobilfunkempfang des Telemetriegeräts.

   

1. Monat abschließen: drei Bedingungen

   Unter Monatsabschluss sehen Sie die Monate und ihren Stand. Ein Monat lässt sich abschließen, wenn der Vormonat abgeschlossen ist, der Monat vorbei ist und von jedem Automaten eine Meldung aus der Zeit danach vorliegt. Fehlt eines, sagt vend-one, welches.

   

2. Den Monatsbeleg lesen

   Der Beleg zeigt je Automat und in Summe: Umsatz gesamt, davon Karte, davon bar; die Probe, ob diese drei zusammenpassen; Abholung Soll und Ist; Münzwechslerstand am Anfang und am Ende; und die Kreuzprobe als unabhängige Gegenrechnung. Steht irgendwo nicht bildbar statt einer Zahl, heißt das nicht null, sondern dass der Wert sich nicht bilden ließ, meist weil von vor dem Monatsanfang keine Meldung vorliegt. Bei einem neuen Automaten ist das normal und geht im Folgemonat von selbst weg. Lässt sich die Kreuzprobe nicht bilden, ist der Abschluss nur mit einem Vermerk möglich.

   

3. Abschließen, Korrekturen als neue Fassung

   Ein abgeschlossener Monat ändert sich nicht mehr. Brauchen Sie eine Korrektur, entsteht eine neue Fassung mit Begründung; die alte bleibt lesbar. Sehen Sie eine Fassungsnummer neben einem Monat, heißt das genau das.

4. Archivpakete holen und außerhalb ablegen

   Unter Archiv liegen Ihre abgeschlossenen Monate als Pakete: die Daten, eine Beschreibung jedes Datenfelds, ein Inhaltsverzeichnis, die erklärenden Texte und eine Prüfsumme. Sie können einen Monat, ein Jahr oder alles auf einmal herunterladen. Legen Sie die Pakete außerhalb dieses Systems ab. Sie sind zwar zehn Jahre gegen Löschen gesperrt, aber ein Archiv, das nur an einer Stelle liegt, ist keines. Meldet vend-one ein Paket als beschädigt, melden Sie sich; der Zeitraum wird neu abgelegt.

   

5. Einen Prüfer einladen: mit Frist und Zweck

   Unter Nutzer wählen Sie die Rolle prüfer. Dann verlangt die App zwei Angaben, die es sonst nicht gibt: die Frist in Tagen (höchstens 400) und den Zweck, etwa das Aktenzeichen oder den Anlass der Prüfung. Ohne beides lädt der Server nicht ein; einen Standardwert füllt er nicht. Der Prüfer bekommt eine Marke wie jeder andere, legt seinen Passkey an und landet auf seinem Konto, von dort geht es ins Archiv.

   Er liest nur: Belege, Perioden, Monatsabschlüsse und die Archivpakete, bei den Archiven alle Fassungen. Das ist nicht bloß eine Einstellung im Programm, sondern in der Datenbank festgelegt: Selbst ein Fehler im Programm könnte ihm kein Schreibrecht geben. Der Zugang endet von selbst nach der Frist, bei jeder Anfrage geprüft. Ein Prüfer wird nie umgewidmet: hinein durch Einladung, hinaus durch Ablauf oder Stilllegung. Frist und Zweck stehen im Zugangsprotokoll. Wer statt eines Zugangs lieber Dateien übergibt: Die Archivpakete (Schritt 4) enthalten alles, was ein Prüfer braucht.

   

   

Verwalter

richtet ein, gibt frei, schließt ab. Trägt die Verantwortung.

Mitarbeiter

zählt und trägt ein. Sieht keine Zähler- und Kassendaten.

Prüfer

liest, ändert nichts. Wird mit Frist und Zweck eingeladen und endet von selbst. Für Steuerberater und Betriebsprüfung (Bereich 9, Schritt 5).

1. Jemanden einladen

   Unter Konto und Nutzer laden Sie eine Person ein und wählen die Rolle mitarbeiter, verwalter oder prüfer, so wie die App sie schreibt. Beim Prüfer kommen Frist und Zweck dazu. Sie bekommt eine Marke, mit der sie sich das erste Mal anmeldet und ihren eigenen Passkey anlegt. Offene Einladungen sehen Sie in der Liste, bis sie eingelöst oder abgelaufen sind.

   

2. Rolle wechseln

   Mitarbeiter und Verwalter lassen sich jederzeit ineinander umwandeln. Den letzten Verwalter können Sie weder stilllegen noch ihm die Rolle nehmen. Sonst hätte der Betrieb niemanden mehr, der abschließen kann. Ein Prüfer hat keinen Rollenknopf: Er wird eingeladen, nie umgewidmet, und geht nur durch Ablauf oder Stilllegung.

3. Wenn jemand ausscheidet: stilllegen

   Legen Sie die Person still. Gelöscht wird nichts. Was sie eingetragen hat, bleibt ihr zugeordnet, sonst wäre die Buchführung nicht mehr nachvollziehbar.

4. Das eigene Konto

   Unter Konto sehen Sie Ihre Passkeys, Ihre Sitzungen und Ihre Rolle. Der letzte Passkey lässt sich nicht entfernen. Haben Sie sich ausgesperrt, nutzen Sie einen Wiederherstellungscode; haben Sie keinen, kann ein anderer Verwalter Sie neu einladen.