Melden
Ihre Automaten schicken mehrmals am Tag ihren Zählerstand. Das tun sie heute schon. vend-one liest nur mit und weiß, was in jedem Automaten liegt.
Was der Automat sagt. Was im Beutel war.
vend-one vergleicht beides, für jeden Automaten und jede Leerung. Mit dem Nachweis, den das Finanzamt verlangt.
Zettel im Handschuhfach. Excel am Sonntagabend. Und am Ende die Frage, ob die Zahl stimmt.
Seit 2017 gilt: Der Geldspeicher eines Automaten ist eine Kasse. Wer bei der Leerung nicht zählt und aufzeichnet, dem darf das Finanzamt schätzen. Das Thüringer Finanzgericht hat dafür 10 Prozent auf den Umsatz aufgeschlagen.
Drei Dinge, jeden Tag.
Zählen
Sie leeren, zählen den Beutel und tippen die Summe ein. Blind: die erwartete Zahl sehen Sie erst danach, damit niemand hinzählt.
Vergleichen
Stimmt es, ist die Sache erledigt. Stimmt es nicht, sehen Sie wo, um wie viel, und was der Automat dazu sagt. Ist ein Wert nicht sicher, steht da keine Zahl, sondern der Grund.
Rundgang in einer Minute.
Vom Startbildschirm über das Bargeld und die Automaten zur Route, zum Monatsabschluss und ins Archiv. Aufgezeichnet an der echten Oberfläche, mit Untertiteln, 1:35 Minuten.
Jede Funktion einzeln, mit Bild und Erklärung, auch das Kalibrieren, steht in der Anleitung.
Jede Funktion, Bereich für Bereich.
Kein langes Scrollen. Sie wählen einen Bereich und sehen nur ihn, Schritt für Schritt, mit echten Bildschirmen. In der Reihenfolge, in der Sie einrichten: vom Zugang über Nayax und die DEX-Adresse bis zum Kalibrieren und zum Monatsbeleg.
- Zugang anlegenMarke einlösen, Passkey, zweiter Weg, zweiter Verwalter.
- Nayax vorbereitenLesetakt 120 Minuten, DEX-Versand per E-Mail, direkt statt weitergeleitet.
- DEX-Adresse je AutomatIhre Kennung@vend-one.de bei jedem Automaten in Nayax Core eintragen.
- Automaten anlegenOrdnungsnummer, Name, Standort, Seriennummer. Mehrere in einem Zug.
- KalibrierenFünf Runden mit echtem Geld, jede erklärt. Überspringen, Bauteiltausch.
- Leeren und meldenRoute, Leerung am Gerät auslösen, Block schneiden.
- ZählenBlind zählen, Summe eintragen, Abweichung erklären.
- VergleichenStartbildschirm, Bargeld je Automat, Vorlagen entscheiden, Befunde.
- NachweisenMonat abschließen, Archivpakete, Prüfer mit Frist einladen.
- Nutzer und RollenEinladen, Rolle wechseln, stilllegen. Verwalter, Mitarbeiter, Prüfer.
- Begriffe und HilfeSoll, Ist, Kreuzprobe, nicht bildbar. Was Sie nicht tun sollten.
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Getränke- und Verpflegungsautomaten stehen in Deutschland.
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der Käufe an Automaten werden bar bezahlt.
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Aufschlag auf den Umsatz hat ein Finanzgericht bei fehlender Zählung festgesetzt.
Quellen: BDV, Der deutsche Vending-Markt 2024 (621.000 Automaten, 55 % bargeldlose Transaktionen); Bundesfinanzhof X R 11/16 vom 20.03.2017; Thüringer Finanzgericht 3 K 608/17 vom 13.12.2017.
Was Sie am Ende in der Hand haben.
Ein Archiv, das der Prüfer nachrechnen kann.
Jede Lesung, jede Zählung, jeder Beleg bleibt unverändert und mit Prüfsumme gesichert. Das Archivpaket kommt im Format, das die Finanzverwaltung für den Datenzugriff verlangt.
Abweichungen mit Grund.
Fehlt Geld, steht es da, mit Automat, Zeitraum und Betrag. Und mit dem, was der Automat selbst meldet, etwa eine leere Röhre oder einen Wechsler, der nicht geantwortet hat.
Wechselgeld, bevor es fehlt.
Bevor eine Münzröhre leer ist, wissen Sie es. Ein Automat, der nicht wechseln kann, verkauft nicht.
Monatsabschluss zum Weitergeben.
Am Monatsende ein Abschluss, den Sie Ihrem Steuerberater oder einem Prüfer geben können. Der Prüfer bekommt auf Wunsch einen eigenen Zugang: befristet, nur lesend, mit Aktenzeichen im Protokoll.
So geht es los.
- Zugang anfordernFirma, Ansprechpartner, E-Mail. Danach richten Sie Ihren Zugang im Browser ein, ohne Passwort, mit dem Gerät, das Sie ohnehin in der Hand haben.
- Telemetrie umstellenIhre Geräte schicken die Zählerstände an eine Adresse, die nur Ihrem Betrieb gehört. Für Nayax steht die Anleitung bereit, andere Geräte mit DEX-Versand prüfen wir mit Ihnen.
- Erste Lesung abwartenSobald der erste Zählerstand ankommt, erscheint der Automat als Vorschlag. Sie bestätigen ihn, und ab da wird gerechnet.
Für Betreiber von Snack-, Getränke- und Kaffeeautomaten, vom einzelnen Aufsteller bis zur Flotte. Voraussetzung: Automaten mit Telemetrie, die DEX-Daten versendet, heute vor allem Nayax. Andere Anbieter fragen Sie uns.
Ein Preis, ohne Sternchen.
Eine Grundgebühr je Betrieb, dazu ein Betrag je Automat, gestaffelt. Gezählt wird, was wirklich läuft: ein Automat zählt nur an den Tagen, an denen er Zählerstände liefert.
Im Preis enthalten sind das Archiv, der Monatsabschluss, der befristete Prüferzugang und die Verfahrensdokumentation. Nichts davon ist Zubehör, weil eine Aufzeichnung mit Lücke keine ist.
Vorläufige Preise. Das Preisblatt folgt vor dem Start.
152,50 € je Monat
- Grundgebühr, 5 Automaten enthalten79,00 €
- 15 weitere Automaten73,50 €
Netto, zuzüglich Umsatzsteuer. Monatlich per SEPA-Lastschrift, Rechnung kommt automatisch.
Was Betreiber zuerst fragen.
Brauche ich neue Geräte?
Nein. vend-one liest die Zählerstände mit, die Ihre Telemetrie schon heute verschickt. Sie ändern nur die Adresse, an die sie gehen.
Ersetzt das meinen Steuerberater?
Nein. Es gibt ihm die Aufzeichnung, die er sonst von Hand bei Ihnen einsammeln müsste: je Automat, je Leerung, mit Zeitpunkt und Person.
Was passiert bei einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung?
Sie holen das Archivpaket aus der App und geben es weiter, oder Sie laden den Prüfer ein: mit Frist in Tagen und Aktenzeichen. Er sieht dieselben Zahlen wie Sie, kann nichts ändern, und sein Zugang endet von selbst. Ein Versprechen, dass keine Prüfung kommt, gibt es nicht. Ein Nachweis, an dem eine Schätzung gemessen wird, schon.
Wer sieht meine Zahlen?
Ihr Betrieb, die Nutzer, die Sie einladen, und niemand sonst. Der Server steht in Deutschland, jeder Betrieb ist von jedem anderen getrennt. Eine Auftragsverarbeitung nach DSGVO gehört zum Vertrag.
Kann ich kündigen?
Ja, monatlich. Mit der Kündigung stellt vend-one Ihr vollständiges Archiv bereit, damit Sie es behalten. Ihre Aufzeichnungen bleiben Ihre.
Was ist mit Kartenzahlung?
Kartenumsätze rechnet Ihr Zahlungsanbieter ab. vend-one kümmert sich um die Seite, die keiner abrechnet: das Bargeld. Für Nayax gibt es zusätzlich eine Auswertung der Kartenversuche.
Muss ich bei jeder Leerung zählen?
Ja. Der Geldspeicher eines Automaten ist eine Kasse; sein Bestand ist bei jeder Leerung zu zählen und aufzuzeichnen (Bundesfinanzhof, X R 11/16). vend-one macht daraus einen Beleg je Automat und Leerung, mit Zeitpunkt und Person.
Geht das auch ohne Nayax?
Mit jedem Gerät, das DEX-Daten versendet. Heute ist das vor allem Nayax; andere Anbieter prüfen wir mit Ihnen.
Was bedeuten Kassennachschau, GoBD und Verfahrensdokumentation?
Kassennachschau: Das Finanzamt darf unangekündigt kommen und die Kassenaufzeichnungen sehen, auch die eines Automaten. GoBD: die Regeln der Finanzverwaltung für elektronische Aufzeichnungen, kurz gesagt vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar. Verfahrensdokumentation: die Beschreibung, wie Ihre Zahlen entstehen, von der Meldung des Automaten bis zum Beleg. Was das für Automaten heißt, steht in der Anleitung unter Begriffe.
Jetzt starten.
Drei kurze Schritte. Danach bekommen Sie eine E-Mail mit Ihrem Zugang und der Adresse für Ihre Telemetrie.
- Keine Kreditkarte, keine App aus dem Store.
- Es entsteht nichts, bevor Sie Ihre E-Mail bestätigt haben.
- Fragen vorab: info@vend-one.de