Was der Automat sagt. Was im Beutel war.

vend-one ist eine Kassenführung für Automatenbetreiber. Der Automat meldet seine Zählerstände über die vorhandene Telemetrie, Sie zählen den Beutel bei jeder Leerung, vend-one vergleicht beides und erzeugt je Automat und Leerung einen Beleg, der zehn Jahre unverändert im Archiv bleibt. Anbieter ist die Trivendix One GmbH & Co. KG in Waghäusel; der Server steht in Deutschland.

Für Betreiber von Snack-, Getränke- und Kaffeeautomaten in Deutschland, vom einzelnen Aufsteller bis zur Flotte. Voraussetzung sind Automaten mit Telemetrie, die DEX-Daten versendet, heute vor allem Nayax. Steuerberater und Prüfer bekommen auf Wunsch einen eigenen, befristeten Lesezugang.

Eine Grundgebühr von 79 € je Betrieb und Monat, darin 5 Automaten enthalten. Jeder weitere Automat kostet gestaffelt 6,90 € (bis 50 Automaten), 5,90 € (bis 200) oder 4,90 € (darüber) im Monat, gezählt nur an Tagen mit Zählerständen. Archiv, Monatsabschluss, Prüferzugang und Verfahrensdokumentation sind enthalten. Netto, monatlich kündbar. Die Preise sind vorläufig; das Preisblatt folgt vor dem Start.

Nein. vend-one liest die Zählerstände mit, die Ihre Telemetrie schon heute verschickt. Sie ändern nur die Adresse, an die sie gehen.

Nein. Es gibt ihm die Aufzeichnung, die er sonst von Hand bei Ihnen einsammeln müsste: je Automat, je Leerung, mit Zeitpunkt und Person.

Sie holen das Archivpaket aus der App und geben es weiter, oder Sie laden den Prüfer ein: mit Frist in Tagen und Aktenzeichen. Er sieht dieselben Zahlen wie Sie, kann nichts ändern, und sein Zugang endet von selbst. Ein Versprechen, dass keine Prüfung kommt, gibt es nicht. Ein Nachweis, an dem eine Schätzung gemessen wird, schon.

Ihr Betrieb, die Nutzer, die Sie einladen, und niemand sonst. Der Server steht in Deutschland, jeder Betrieb ist von jedem anderen getrennt. Eine Auftragsverarbeitung nach DSGVO gehört zum Vertrag.

Ja, monatlich. Mit der Kündigung stellt vend-one Ihr vollständiges Archiv bereit, damit Sie es behalten. Ihre Aufzeichnungen bleiben Ihre.

Kartenumsätze rechnet Ihr Zahlungsanbieter ab. vend-one kümmert sich um die Seite, die keiner abrechnet: das Bargeld. Für Nayax gibt es zusätzlich eine Auswertung der Kartenversuche.

Ja. Der Geldspeicher eines Automaten ist eine Kasse; sein Bestand ist bei jeder Leerung zu zählen und aufzuzeichnen (Bundesfinanzhof, X R 11/16). vend-one macht daraus einen Beleg je Automat und Leerung, mit Zeitpunkt und Person.

Mit jedem Gerät, das DEX-Daten versendet. Heute ist das vor allem Nayax; andere Anbieter prüfen wir mit Ihnen.

Kassennachschau: Das Finanzamt darf unangekündigt kommen und die Kassenaufzeichnungen sehen, auch die eines Automaten. Aufzeichnungsregeln: was die Finanzverwaltung von elektronischen Aufzeichnungen verlangt, kurz gesagt vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar. Verfahrensdokumentation: die Beschreibung, wie Ihre Zahlen entstehen, von der Meldung des Automaten bis zum Beleg. Was das für Automaten heißt, steht in der Anleitung unter Begriffe.